Guide utilisateur — Segments & Campagnes (NDK CRM)

Ce document explique comment créer, utiliser et exporter :

• des segments (listes dynamiques) de clients/newsletter
• des campagnes (emails/SMS) déclenchées manuellement ou automatiquement

…dans le module NDK CRM (Back‑Office PrestaShop).

Objectif d’un segment

Un segment est une liste de personnes calculée à partir de critères (ex. : “clients n’ayant pas commandé depuis 60 jours”, “clients ayant acheté un produit X”, “inscrits newsletter”, etc.).

Vous pouvez ensuite :

• visualiser les personnes correspondant aux critères (aperçu),
• exporter la liste en CSV,
• activer/désactiver le segment,
• (optionnel) envoyer un rapport admin à fréquence définie.

Accéder aux segments

Dans le Back‑Office :

• Modules → NDK CRM → Segments

Vous arrivez sur une liste de segments, avec des actions possibles : modifier, supprimer, exporter CSV, envoyer un rapport admin.

Créer un segment

Étape 1 — Informations générales

Dans l’écran de création :

• Nom : nom du segment (obligatoire).
• Description : description libre (optionnelle).
• Cible (Target) :
  • Customer : clients de la boutique (comptes clients).
  • Newsletter : contacts newsletter.
  • All : tous (selon la configuration/les données disponibles).
• Actif (Is active) : Active / Inactive.
• Send admin report : None / Daily / Weekly / Monthly (optionnel).

Étape 2 — Définir les critères (Custom Criteria)

Dans Custom Criteria, vous composez votre segment à l’aide de lignes de critères.

• Cliquez Add Criteria pour ajouter une ligne.
• Pour chaque ligne :
  • Type : le critère (ex. Tag, Abandoned cart, Last order…).
  • Opérateur : selon le critère (ex. Equals / Not equals / Greater than…).
  • Valeur : la valeur associée (nombre de jours, montant, sélection…).
  • Connecteur : AND (et) / OR (ou) pour combiner avec la ligne suivante.
• Cliquez sur l’icône “corbeille” pour supprimer une ligne.

Étape 3 — Vérifier le résultat (aperçu)

En bas de la zone critères, vous voyez :

• Criteria results : la liste des personnes correspondant aux critères
• un compteur (nombre de résultats)
• le bouton Refresh pour recalculer l’aperçu après modification des critères

Étape 4 — Enregistrer

Cliquez Save pour enregistrer le segment.

Comprendre les critères disponibles

Selon votre configuration, les critères peuvent inclure :

• Tag : filtrer par tag client (sélection dans une liste).
• New customers (today) : clients créés aujourd’hui.
• Abandoned cart (days) : panier abandonné depuis X jours.
• Customer seniority (days) : ancienneté (inscription) en jours.
• Customer age (birthday) : âge / date d’anniversaire (selon l’implémentation).
• Last order (days) : dernière commande il y a X jours.
• Order amount : montant de commande (comparaison).
• Never ordered : clients n’ayant jamais commandé.
• Has phone / Does not have phone : présence/absence de téléphone.
• Has address / Does not have address : présence/absence d’adresse.
• Customer gender : sexe (liste).
• Customer country : pays (liste).
• Has company / Has VAT number / Has SIRET number : informations entreprise.
• Specific product : clients ayant commandé un produit précis (recherche).
• Category product : clients ayant commandé une catégorie (recherche).
• Order state : statut de commande (recherche).
• (optionnel) Ndk Order Manager state : si le module ndkordermanager est actif.

Recherches “produit / catégorie / statut”

Pour certains critères, un champ de recherche est proposé :

• Tapez au moins 2 caractères.
• Sélectionnez un élément dans la liste de résultats.
• Le système enregistre l’élément sélectionné (ID), pas seulement le texte saisi.

Logique AND / OR (règles de combinaison)

• AND : la personne doit respecter les deux critères.
• OR : la personne peut respecter l’un ou l’autre critère.

Conseils :

• Utilisez AND pour “resserrer” un segment.
• Utilisez OR pour “élargir” un segment.

Exporter un segment en CSV

Depuis la liste des segments, cliquez Export CSV sur le segment souhaité.

Caractéristiques :

• Séparateur : point‑virgule ;
• Encodage : UTF‑8 (avec BOM) — compatible Excel
• Nom du fichier : segment_[nom_du_segment]_[date_heure].csv

Envoyer un “admin report”

Deux façons selon votre usage :

• Dans la fiche segment : choisissez une fréquence via Send admin report (None/Daily/Weekly/Monthly).
• Dans la liste : action Send admin report pour déclencher l’envoi.

Remarque : l’envoi dépend de la configuration des emails “report” côté module/administration.

Dépannage (problèmes fréquents)

• Je ne vois aucun résultat dans “Criteria results” :

  • cliquez Refresh,
  • vérifiez que la cible (Target) correspond à votre besoin (Customer/Newsletter/All),
  • simplifiez les critères (testez 1 critère, puis ajoutez progressivement).

• Je tape un produit/une catégorie mais rien n’apparaît :

  • saisissez au moins 2 caractères,
  • vérifiez que l’élément est actif dans la boutique,
  • essayez avec un autre mot‑clé (nom, référence…).

• Le segment “n’enregistre pas” ce que j’ai saisi :

  • assurez‑vous d’avoir sélectionné un résultat dans la liste (pas seulement tapé),
  • puis cliquez Save.

Bonnes pratiques

• Nommez clairement vos segments (ex. “VIP – commande > 200€”).
• Créez des segments “tests” simples pour valider vos critères.
• Utilisez l’aperçu (Criteria results) avant d’exporter.

Campagnes

Une campagne est un message (email ou SMS) envoyé à une audience, selon un mode d’envoi (segment, inscription newsletter, changement de statut de commande, etc.) et une fréquence (unique, récurrente, ou “always”).

Accéder aux campagnes

Dans le Back‑Office :

• Modules → NDK CRM → Campaigns

Vous arrivez sur la liste des campagnes. En haut, vous pouvez voir des statistiques de file d’attente (queue) : emails en attente (Pending), envoyés (Sent), en échec (Failed), et nombre de reprises (Retries).

Créer une campagne

Dans l’écran de création/édition :

• Subject : objet du message (obligatoire, multilingue).
• Type : Email ou SMS.
• Send method : comment la campagne choisit ses destinataires (voir ci‑dessous).
• Priority :
  • Low / Medium : soumis aux quotas d’envoi (si configurés).
  • High : toujours envoyé (non affecté par les quotas).
• Segments : visible si Send method = Segment (sélection multiple).
• Order state : visible si Send method = Order state change ou Ndk Order Manager state change.
• Content : contenu du message (obligatoire, multilingue).
  • bouton Email Builder : ouvre l’éditeur visuel.
• Send date : date/heure de référence pour les envois programmés.
• Frequency :
  • One time : envoi unique (à la date définie).
  • Each days / weeks / months / years : campagne récurrente.
  • Always : la campagne est (re)envoyée à chaque fois qu’un nouveau contact entre dans la cible (selon le mode d’envoi).
• Status :
  • Draft : brouillon (non traité automatiquement).
  • Scheduled : prêt à être préparé/ajouté à la queue à la bonne date.
  • Queued : emails ajoutés en file d’attente.
  • Sent / Completed : terminé (selon le type).
  • Error : erreur de traitement.
• Test customers : destinataires de test (sélection multiple).
• Active : Yes/No.

Boutons utiles :

• Send test : envoie un test aux “Test customers”.
• Save / Save and stay : enregistrer.

Choisir le bon “Send method”

Les modes d’envoi disponibles peuvent inclure :

• Segment : envoie à un ou plusieurs segments sélectionnés (nécessite la queue/cron, voir plus bas).
• Newsletter registered : envoie à tous les inscrits newsletter (nécessite la queue/cron).
• On newsletter registration : envoie automatiquement lorsqu’un utilisateur s’inscrit à la newsletter.
• New customer : envoie automatiquement lors de la création d’un compte client.
• Back in stock : envoie automatiquement aux abonnés “alerte stock” quand un produit redevient disponible.
• Order state change : envoie automatiquement quand une commande atteint un statut donné.
• Ndk Order Manager state change : idem, mais sur les statuts du module ndkordermanager.
• Quotation follow / Mockup follow : modes liés aux modules devis/maquette NDK (si présents).

Campagnes automatiques : queue & cron (important)

Pour les envois “en masse” (ex. Segment, Newsletter registered) et pour les campagnes Scheduled, le module s’appuie sur une file d’attente traitée par des tâches planifiées (cron).

Ce que ça implique côté marchand :

• si la queue n’est pas traitée, vous verrez des emails rester en Pending et rien ne partira ;
• vous pouvez surveiller l’état via Queue Statistics sur la liste des campagnes.

Remarque : la mise en place technique des tâches cron est généralement faite par votre intégrateur/hébergeur.

Suivre les résultats : statistiques & logs

Statistiques d’une campagne

Dans la fiche d’une campagne, des statistiques peuvent s’afficher :

• Total, Sent, Opened, Clicked, Unsubscribed, Failed
• taux : Send Rate, Open Rate, Click Rate

Logs des campagnes (détail par destinataire)

Dans le Back‑Office :

• Modules → NDK CRM → Campaign logs

Vous y retrouvez, destinataire par destinataire :

• la campagne
• l’email / destinataire
• le statut (Pending / Sent / Opened / Clicked / Unsubscribed / Failed…)
• les dates (envoyé/ouvert/cliqué)

Actions utiles :

• Export CSV : exporter les logs.
• Clean old logs : nettoyer des logs anciens (selon réglage).

Dépannage (campagnes)

• Ma campagne “Segment” ne part pas :

  • vérifiez que Active = Yes et Status = Scheduled (si envoi programmé),
  • vérifiez que des Segments sont sélectionnés,
  • regardez Queue Statistics (Pending qui augmente = cron/queue à vérifier).

• “Send test” n’envoie rien :

  • ajoutez des destinataires dans Test customers,
  • vérifiez que le Subject et le Content existent dans la langue concernée.

• Je vois des “Failed” :

  • consultez Campaign logs (filtrez sur Failed) pour identifier les destinataires concernés,
  • vérifiez la configuration email de la boutique (SMTP, limites, etc.).

Exemples de configurations (scénarios)

Les exemples ci‑dessous sont des “recettes” : adaptez le contenu (ton, offre, liens) et testez toujours avec Send test avant d’activer en production.

Email de bienvenue (création de compte)

• Objectif : accueillir un nouveau client, rappeler l’univers de marque et les liens utiles.
• Send method : New customer
• Type : Email
• Frequency : (sans importance, car déclenché par l’évènement) — laissez One time
• Status : (pour les campagnes déclenchées) mettez Scheduled ou l’état requis dans votre BO, puis
• Active : Yes
• Content (idées de blocs) :
  • Bonjour {firstname},
  • présentation courte + bénéfices,
  • liens : {account_link}, {contact_link}, {shop_link}
  • option : code promo / avantages (si vous en avez).

Post‑achat (confirmation / suivi après commande)

Deux approches fréquentes :

A) Immédiat après achat

• Send method : Post-purchase loyalty (si présent/activé dans votre configuration)
• Type : Email
• Active : Yes
• Content (exemples de variables) :
  • récap : {order_reference}, {order_date}, {order_total}
  • tableau produits : {order_products}
  • support : {contact_link}

B) Quand la commande passe dans un statut précis (ex. “Expédiée”, “Livrée”)

• Send method : Order state change
• Order state : choisissez le statut déclencheur (ex. “Livrée”)
• Type : Email
• Active : Yes
• Content :
  • message de suivi + conseils d’usage
  • demander un avis / UGC (avec un lien tracké)

C) Suivi à J+3 après achat (ex. conseils d’utilisation, demande d’avis, cross‑sell)

Ici on passe par un segment “clients dont la dernière commande date de 3 jours”, puis une campagne “Segment”.

1) Segment “Post‑achat J+3”

• Target : Customer
• Critère : Last order (days) = 3
• (option) ajouter un filtre de “qualité” :
  • Order amount (>) X (ex. ne relancer que les paniers > 30€), et/ou
  • Specific product / Category product (si vous voulez un message dédié à une gamme)
• Save

2) Campagne “Post‑achat J+3”

• Send method : Segment
• Segments : sélectionnez “Post‑achat J+3”
• Frequency : Each days (recommandé, pour traiter chaque jour les nouveaux clients qui atteignent J+3)
• Status : Scheduled
• Active : Yes
• Content (idées + variables) :
  • Bonjour {firstname},
  • “Comment se passe votre commande ?” + aide : {contact_link}
  • rappel commande : {order_reference}, {order_date}, {order_total}
  • demander un avis / réassurance + lien vers la boutique : {shop_link}

Relance panier (panier abandonné)

Pré‑requis : créer un segment “panier abandonné” puis créer une campagne “Segment”.

1) Segment

• Target : Customer (ou All si vous mixez clients + newsletter)
• Critère : Abandoned cart (days) = 1 (ex. relance à J+1)
• (option) ajouter des critères pour filtrer (ex. Has email, Has address, etc.)
• Save

2) Campagne

• Send method : Segment
• Segments : sélectionnez le segment “Panier abandonné J+1”
• Frequency :
  • Each days (si vous voulez que la campagne se rejoue quotidiennement), ou
  • Always (si votre logique est “dès qu’un nouveau contact entre dans ce segment”)
• Status : Scheduled
• Active : Yes
• Content (variables utiles) :
  • Bonjour {firstname},
  • rappel + preuve sociale,
  • bloc panier : {cart_products}
  • CTA vers le panier / boutique : {shop_link}

Conseil : créez plusieurs segments/campagnes (J+1, J+3, J+7) avec un ton/une offre progressive.

Newsletter (envoi massif)

Deux façons courantes :

A) À tous les inscrits newsletter

• Send method : Newsletter registered
• Type : Email
• Frequency : One time (newsletter ponctuelle) ou Each weeks (si vous envoyez à rythme fixe)
• Send date : définissez la date/heure souhaitée
• Status : Scheduled
• Active : Yes
• Content :
  • blocs éditoriaux + produits
  • lien désinscription : {unsubscribe_link}

B) Newsletter ciblée (par segments)

• Send method : Segment
• Segments : sélectionnez un ou plusieurs segments (ex. “Clients VIP”, “Jamais commandé”, etc.)
• Frequency / Send date / Status / Active : idem ci‑dessus

Important : pour les envois “en masse” (Newsletter registered / Segment), assurez‑vous que la queue/cron est en place ; sinon la campagne restera en Pending.